VERI TABANI ISLEMLERI

1 ) Verilerin Siralanmasi

Siralama, bir çalisma tablosundaki bilgilerin belli sütunlara göre siralanmasidir. Siralama özellikle kayit türü veriler için uygulanir. Örnegin Excel içinde saklanan personel bilgileri, ürün bilgileri gibi belli sütunlardan olusmus düzenli tablarin belli sütunlarina göre siralanmasi o tablarin daha kullanisli olmasini saglar. Bir tablodaki satirlari tek yada birkaç sütundaki degerlere dayali olarak siralayabilirsiniz. Siralama yaptiginizda Excel satirlari, sütunlari yada hücreleri belirttiginiz siralama özelliklerini kullanarak yeniden düzenler. Listenin sütun basliklarina sahip olmasi en iyi sonucu elde etmek için gereklidir. Birden fazla sütunda siralama yapiyorsaniz, ilk kriter tekrar ederken ikinci kriter, ikinci kriter tekrar ederken üçüncü kriter siralanir. Bu islemler Veri-Sirala seçenekleri kullanilarak yapilir.

2 ) Verilerin Süzülmesi

Kullanici tarafindan verilen kritere göre, bu kriteri saglayan veri satirlarinin gösterilmesini, saglamayan satirlarin ise gizlenmesini saglar. Yani sadece belirtilen kriterlere uygun satirlari görüntülemek için kullanilir. Özellikle uzun listelerle çalisirken veya belli özelliklere göre verileri ayirmak için bu özellik kullanilir. Bu islem ise yine “Veri-Süz” seçenekleri kullanilarak yapilir. Otomatik Süz komutu kullanildiginda; tablodaki sütun basliklarinin yaninda oklar görüntülenir. Bu oklardan görüntülemek istenen ögeler seçilir.

Tek bir sütunda kriter kullanarak satirlari hizla süzmek için bu komut kullanilir. Gelismis Süzgeç komutu tipki Otomatik Süz komutu gibi listeyi süzer ancak kriter seçimi için sütun basliklarindaki oklari görüntülemez. Bunun yerine kriterleri çalisma sayfasi üzerinde baska bir kriter alanina yazarsiniz. Gelismis Süzgeç komutunu iki yada tek bir sütunda 3 yada daha fazla kosul kullanmak yada hesaplanan degerleri kriteriniz olarak uygulamak için kullanmaniz gerekir.

3 ) Alt Toplamlar

Sütunlardaki veriler baz alinarak istenilen verilere göre alt toplam aldirma islemidir. Tablo seçilip siralandiktan sonra belli gruplarin ara toplamlarinin alinmasini saglar. Alt toplam almak için Veri menüsü kullanilir. Alt toplamin hangi alanlar üzerinde ve neye göre yapilacagi alt toplamlarin alinacagi iletisim kutusunda belirtilir. Alt toplam almak sadece toplama islemi yapmak anlamina gelmez. Toplama disinda ortalama, sayi, en büyük, en küçük, çarpim..gibi islemlerde yapilir.

4 ) Form

Kullanici tarafindan tanimlanan basliklara ve biçimlere uygun daha hizli veri girisi yapmak için Veri menüsünde yer alan Form seçenegi kullanilir. Bu özelligi kullanmadan önce tablo alaninin seçili olmasi gerekmektedir. Sekmeler arasinda geçis için TAB tusu veya Fare kullanilir.

5 ) Dogrulama

Excel sayfasindaki seçili alanlara girilebilecek degerleri kisitlamak için Veri-Dogrulama seçenekleri kullanilir. Hücrelere izin verilen bilgi disinda bir deger girilmesini engeller. Dogrulama ile sunlar yapilabilir;

a ) Hücre içindeki veriyi kontrol edecek bir liste yaratmak,
b ) Hücreye girilmesi istenen veriyi açiklayan giris mesaji,
c ) Yanlis veri girildiginde kullaniciyi uyaran hata mesaji,
d ) Denetleme araç çubugu ile hatali girilen hücreleri tespit etme,
e ) Hücreye girilecek verilerin kontrolü,
f ) Baska bir hücredeki veriye göre degistirilebilen giris araligi.

A ) Ayarlar

Hücrelere girilecek verilerin sinirlandirilmasi buradan yapilir. Örnegin;

1 ) Belli bir hücre grubunu seçilir,
2 ) Veri-Dogrulama seçenegi açilir,
3 ) Ayarlar sekmesindeki Izin Verilen seçenegindeki Liste seçilir,
4 ) Boslugu yoksay ve Hücrede açilma onay kutulari onaylanir,
5 ) Kaynak kutusuna listede yer alacak degerler (a;b;c;d ) seklinde girilir Seçili alanda yer alan hücrelere gelindiginde sag taraflarinda bir ok belirecektir. Bu ok açildiginda kullanici tarafindan girilmis olan veriler görüntülenecektir. Listeden istenilen verinin üzeri tiklanir. Tiklanan veri hücreye girilecektir.

B ) Girdi Iletisi

Sinirlandirma getirilen hücrelere veri girisi yapilmadan önce uyari mesaji vermek için kullanilir. Hücre seçildiginde mesaj otomatik olarak hücrenin yaninda belirlenecektir. Baska bir hücre seçene kadar yada ESC tusuna basana kadar bu mesaj ekranda kalacaktir.

C ) Hata Uyarisi

Sinirlandirma getirilen hücrelere hatali veri girilmesi durumunda verilecek hata iletisi buradan belirlenir. Dur stili kullanicinin hücreye hatali deger girilmesine izin vermez. Uyari stili ise Dur stilinden daha esnektir. Burada 3 seçenek vardir. Evet hatali veriyi kabul eder, Hayir hatali mesaji degistirmek için olanak sunar, Iptal ise hatali veriyi siler

Hata Mesajları
Excel, formüllerde hata affetmez; buna karşılık hatanın neden kaynaklandığını da geniş bir biçimde anlatmaz. Excel�in belli başlı hata mesajları şunlardır:

#####

Bir hücre kendisinden daha geniş bir sayı, tarih veya saat içerdiğinde veya hücre eksi sonuç veren bir tarih ve/veya saat formülü içeriyorsa oluşur. Sütunun genişliğini arttırma, bu hatanın giderilmesini sağlar. Bunun için, sütun başlıkları arasındaki sınırı sürükleyerek, sütunu genişletebilirsiniz. Veya farklı bir sayı biçimi uygulamamak da bu hatayı çözümleyebilir. Sayıyı hücreye sığdırmak için, hücrenin sayı biçimini değiştirebilir, örneğin ondalık noktadan sonraki ondalık basamak sayısını azaltabilirsiniz. Kimi zaman bu hata tarih ve saat formüllerinin doğru olmamasından da kaynaklanabilir.

Tarihleri ve saatleri çıkardığınızda, formülü doğru bir şekilde oluşturduğunuza dikkat edin, 1900 tarih sistemini kullanıyorsanız, Excel'deki tarih ve saatler artı değerler olmalıdır. Bu nedenle, daha ileri bir tarihi veya saati daha önceki bir tarih veya saatten çıkarmak, ##### hatasına yol açabilir. (1900 tarih sistemini kullanmak için, Araçlar menüsündeki Seçenekler'i tıklayın, Hesaplama sekmesini tıklayın ve 1904 tarih sistemi onay kutusundaki işareti kaldırın.) Formülünüz doğruysa, sonuç eksi bir değer olmasına rağmen, hücreyi tarih veya saat biçimi olmayan bir biçimle biçimleyerek, değeri görüntüleyebilirsiniz. Biçim menüsündeki Hücreler'i tıklayın, Sayı sekmesini tıklayın ve tarih veya saat biçimi olmayan bir biçim seçin.


#AD?

Microsoft Excel bir formüldeki metni tanımadığı zaman ortaya çıkar. Formülde kullanılan bir adı silmiş veya varolmayan bir adı kullanmş olabilirsiniz Adın varolduğundan emin olmak için Ekle menüsünden Ad'ı seçin, sonra Tanımla'yı tıklayın. Ad listelenmemişse, Tanımla komutunu kullanarak adı ekleyin. Adı yanlış yazdı iseniz, ya yazımı düzeltin, ya da formüle doğru adı eklemek için, adı formül çubuğunda seçebilir, Ekle menüsünden Ad'ı seçebilir ve sonra Yapıştır'ı tıklayabilirsiniz. Ad Yapıştır diyalog kutusunda, kullanmak istediğiniz adı tıklayın ve sonra Tamam'ı tıklayın. Formülde doğru etiket kullanmak için Araçlar menüsünden Seçenekler'i, sonra da Hesaplama sekmesini tıklayın.

Çalışma Kitabı seçenekleri altında Formüllerdeki etiketleri kabul et onay kutusunu seçin. Bir işlevin adını yanlış yazmış olabilirsiniz. Formül Paleti'ni kullanarak, formüle doğru işlev adını ekleyin. Çalışma sayfası işlevi, bir eklenti programın bir parçasıysa, eklenti programın yüklenmesi gerekir. Bir formüle, çift tırnak içine koymadan bir metin girmiş olabilirsiniz. Girdinizi bir metin olarak kullanmak isteseniz bile, Excel girdiyi bir ad olarak yorumlamaya çalışır. Formüldeki metni, çift tırnak içine alın. Örneğin, ="Toplam miktar "&B50. Formülde aralık başvurusunda iki nokta üst üste işaretini ( geçmiş olabilirsiniz. Formüldeki bütün aralık başvurularının bir iki nokta üst üste imi (kullandığından emin olun. Örneğin: TOPLA(A1:C10).

#BAŞV!

Bir hücre başvurusu geçerli olmadığı zaman ortaya çıkar. Başka formüllerin başvurduğu hücreleri silmiş veya bu hücrenin üzerine başka bir hücre yapıştırmış olabilirsiniz. Hatayı gidermek için formülleri değiştirin veya hücreleri sildikten veya yapıştırdıktan hemen sonra, Geri Al simgesini tıklatarak çalışma sayfasındaki hücreleri geri yükleyin. Bu hata, yerine uygun olmayan veya bozuk bir makrodan da kaynaklanabilir. İşlevi denetleyerek, bağımsız bir değişkenin geçerli olmayan bir hücreye veya hücre aralığına başvurup başvurmadığına bakın. Makro, çalışmayan bir programa veya DDE�ye başvuru yapıyor olabilir. Bu durumda ya uygulamayı başlatmak ya da DDE kullanmak gerekir.

#BOŞ!

Kesişmeyen iki alanı kesişiyormuş gibi belirttiğiniz zaman ortaya çıkar. Yanlış bir aralık işlemi veya yanlış bir hücre başvurusu kullanmış olabilirsiniz. Kesişmeyen iki alana başvurmak için, birleşim işlecini, yani virgül (,) kullanın. Örneğin, formül iki aralığı topluyorsa, iki aralığın bir virgülle ayrıldığından emin olun. Örnek: (TOPLA(A1:A10,C1:C10)). Virgül geçilirse, Excel her iki aralıkta ortak olan hücreleri toplamaya çalışır, ancak, A1:A10 ve C1:C10 aralıkları kesişmediği için, ortak hiçbir hücreleri yoktur. Aralıkların başvurusundaki yazım hatalarını gidermeniz gerekir.

#BÖL/0!

Bir formül 0'a (sıfır) bölerse, ortaya çıkar. Boş bir hücreye veya böleni sıfır olan bir hücreye olan hücre başvurusu kullanmış olabilirsiniz İşlenen boş bir hücreyse, Excel boşu, sıfır olarak yorumlar. Hücre başvurusunu değiştirmek veya bölen olarak kullanılan hücreye sıfırdan başka bir değer girmek gerekir. Bölen olarak başvurulan hücreye #YOK değerini girebilirsiniz; bu işlem, formülün sonucunu, bölen değerinin kullanılamadığını belirtmek için, #YOK yerine #BÖL/0! olarak değiştirecektir. Sıfırla (0) belirtilen bölme içeren bir formül girmiş olabilirsiniz; böleni, sıfırdan farklı bir sayı olarak yazın. Bu hata, #BÖL/0! değerini veren bir işlev veya formül içeren bir makroyu çalıştırdığınız zaman da doğar. İşlevdeki veya formüldeki bölenin sıfır veya boş olmadığına dikkat edin.

#DEĞER!

Yanlış tür bir bağımsız değişken veya işlenen kullandığında veya Formül Otomatik Düzelt komutu formülü düzeltemediğinde ortaya çıkar. Formül, bir sayı veya DOĞRU veya YANLIŞ gibi mantıksal bir değer gerektirdiği halde metin girmiş olabilirsiniz Excel, metni, doğru veri türüne çeviremez. Formülün veya işlevin, gereken işlenen veya bağımsız değişken için doğru olduğundan ve formülün başvurduğu hücrelerin geçerli değerler içerdiğine dikkat edin. Bir dizi formülü girdikten sonra Enter tuşuna basmış olabilirsiniz Dizi formülünü içeren hücreyi veya hücre aralığını seçin, formülü düzenlemek için F2 tuşuna basın, sonra CTRL+Shift+Enter tuşlarına basın. Bir hücre başvurusunu, formülü veya işlevi, dizi sabiti olarak girmiş olabilirsiniz.

Dizi sabitinin, bir hücre başvurusu, formül veya işlev olmadığına dikkat edin. Bir tek değer gerektiren bir işleme veya işleve bir aralık vermiş olabilirsiniz. Aralığı, tek bir değerle değiştirin. Aralığı, formülü içeren ya aynı satırı veya aynı sütunu içerecek biçimde değiştirin. Çoklu toplamlar veya çarplamalar yapmak üzere diktörtgen değerler dizisi (dizey) gerektiren işlevlerinin birinde, geçerli olmayan bir dizey kullanmış olabilirsiniz. Dizey'in boyutlarının, dizey bağımsız değişkenleri için doğru olup olmadığına bakın. Bu hata #DEĞER! veren bir işlev giren bir makroyu çalıştırmaktan da kaynaklanabilir. Makrodaki işlevin yanlış bir bağımsız değişken kullanmadığına dikkat edin.

#SAYI! Bir formüldeki veya işlevdeki bir sayıyla ilgili bir sorun ortaya çıktığında oluşur. Sayısal bağımsız değişken gerektiren bir işlevde kabul edilemez bir bağımsız değişken kullanmış olabilirsiniz. İşlevde kullanılan bağımsız değişkenlerin, doğru tür bağımsız değişkenler olduğuna dikkat edin. İÇ_VERİM_ORANI veya FAİZ_ORANI gibi tekrarlanan bir işlev kullanma ve işlevin sonucu bulamaması da bu hataya yol açar. İşlev için başka bir başlangıç değeri kullanmanız gerekir. Çok büyük veya çok küçük bir sayı veren bir formül girmiş olabilirsiniz. Excel�de sayıların -1*10307 ile 1*10307 arasında olması gerekir. Formülü, bu arada bir sonuç verecek şekilde değiştirmeniz gerekir.


#YOK Bir değer, bir işlevde veya formülde kullanılamadığında, ortaya çıkar. Belirli hücreler, henüz kullanılamayan veriler içeriyorsa, bu hücrelere #YOK girin. Bu hücrelere başvuran hücreler, bir değer hesaplamak yerine yerine #YOK sonucunu verecektir. YATAYARA, ARA, KAÇINCI veya DİKEYARA çalışma sayfası işlevinde aranan_değer bağımsız değişkeni için uygun olmayan bir değer vermiş olabilirsiniz. Aranan_değer değişkeninin, doğru değer türünde olduğuna, örneğin, bir değer veya bir hücre başvurusu olduğunda, fakat bir aralık başvurusu olmadığına dikkat edin. Sıralanmamış bir tabloda bir değerin yerini belirlemek için DİKEYARA, YATAYARA veya KAÇINCI işlevini kullanmış olabilirsiniz. Tablolarda veri arayan işlevlerin artan sırayla sıralanması gerekir.

Bununla birlikte, DİKEYARA ve YATAYARA işlevleri, işleve, tablo sıralanmamış olsa bile tam benzerini bulmasını öneren bir aralık_ara bağımsız değişkeni içerir. Tam bir eşdeğer bulmak için, aralık_ara bağımsız değişkenini YANLIŞ olarak belirleyin. KAÇINCI işlevi, bir benzer bulmak için, listenin hangi sırayla sıralanması gerektiğini belirten bir eşleştir_ türü bağımsız değişkene sahiptir. Eğer işlev bir benzer bulamıyorsa, eşleşitr_türü bağımsız değişkenini değiştirin. Bir bağımsız değişkeni, dizi formülünü içeren aralıkla aynı satır veya sütun sayısına sahip olmayan bir dizi formülünde kullanmış olabilirsiniz. Dizi formülü çok sayıda hücreye girilmişse, formülün başvurduğu aralıkların aynı sayıda satıra ve sütuna sahip olduğundan emin olun veya dizi formülünü daha az hücreye girin.

Örneğin, dizi formülü, 15 satır yüksekliğinde bir aralığa (C1:C15) girilmişse ve formül, 10 satır yükseklikte bir aralığa (A1:A10) başvuruyorsa, C11:C15 aralığı, #YOK görüntüleyecektir. Bu hatayı düzeltmek için, formülü daha küçük bir aralığa girin (örneğin, C1:C10) veya formülün başvurduğu aralığı, aynı sayıda satır içerecek şekilde değiştirin (örneğin, A1:A15). Yerleşik veya özel bir işlevdeki bir veya daha fazla bağımsız değişkeni unutmuş olabilirsiniz; işlevdeki bütün bağımsız değişkenleri girmeniz gerekir. Kullanılamayan bir işlevi kullanmış olabilirsiniz. İşlevini içeren çalışma kitabının açık olduğundan ve işlevin uygun şekilde çalıştığına dikkat edin. #YOK değeri veren bir işlev giren makro çalıştırmış olabilirsiniz. İşlevdeki bağımsız değişkenlerin doğru olduğuna ve doğru konumda bulunduğuna dikkat edin.

Veri Girişlerini Sınırlandırma
Microsoft Excel bir hücreye girilebilecek verilerin sınırlandırılmasına izin verir. Bu sayede hücrelere yanlış verilerin girilmesi önlenmiş olur. Örneğin personel maaşlarının girildiği bir hücreye belirtilen rakamlar dışında hiçbir bir değer girilemez. Bu sınırlandırmayı yapmak için Veri-Doğrulama menüsünden yaralanırız. Bu komut verildikten sonra ekrana gelen pencereden Ayarlar sekmesinde bulunan İzin Verilen Adlı açılan metin kutusundan hücrede bulunacak verinin türünü belirleriz.


Hemen ardından Veri adında yeni bir açılan metin kutusu oluşur. Buradanda nasıl bir karşılaştırma yapacağımızı belirleriz ve aşağıdaki metin kutularına kriterlerimizi gireriz. Tüm bu işlemler yapıldıktan sonra doğrulama özelliğini verdiğimiz hücrelere yanlış veya bizim isteğimiz dışı bir veri girildiğinde

Microsoft Excel bizi uyaracak ve girilen veriyi kabul etmeyecektir. Eğer Microsoft Excelin hata mesajını beğenmiyorsak bunu değiştirmek için Veri-Doğrulama komutunu verdiğimizde gelen pencereden Hata Uyarısı adlı sekmeyi seçeriz. Mesaj penceresinin başlık çubuğunda ve içeriğinde yazacak olan iletiler belirlenir ve tamam düğmesine basarız. Artık hücreye hatalı bir veri girildiğinde Microsoft Excelin standart hata uyarısı değil bizim kendi belirlediğimiz hata uyarısı ile karşılaşırız.

Eğer istenirse hücre üzerine gelindiğinde Microsoft Excelin bize bu hücre hakkında bir açıklama vermesini sağlayabiliriz. Veri-Doğrulama komutu verildiğinde gelen pencereden Girdi İletisi adlı sekme seçilerek ilgili yerler doldurulğunda Microsoft Excel bizi hücre üzerine geldiğimizde hücre hakkında bizim belrlediğimiz notu gösterecektir.

Veri Girme Formları
Excel en zor hesapları bile kendisi yapar; ama bunun gerekli verileri girmek yükümlüğü kullanıcıya aittir. Excelde küçük hücrelere veri girmek, kimi zaman bütün otomasyon imkanlarına rağmen, zor olabilir. Bunun kolaylaştırmak için Excelin veri girme formlarından yararlanabilirsiniz.

Excel, veri girme formu oluşturabilmek için sayfanın birinci satırı girilecek verilerin etiketlerini içermelidir (Adı, Soyadı, Numarası, Adresi gibi). Veri gireceğiniz sayfanın birinci satırına bu etiketleri yazın (Daha sonra kullanamayacak iseniz, satırı tümüyle silebilirsiniz); ve Veri menüsünden Form maddesini seçin. Excel, sütun etiketlerini bulamadığını bildirerek, birinci satırdaki metinleri, sütun etiketi olarak kullanıp kullanamayacağını soracaktır. Tamamı tıklayın; birinci satırdaki metinler sütun etiketi olarak kullanılarak, otomatik veri giriş formu oluşturulacaktır.

Veri girme formunda kutular arasında hareket etmek için klavyede sekme tuşuna basabilirsiniz. Bir satır için gerekli bütün bilgileri girdikten sonra yeni bir satır veri girmek için Yeni düğmesini tıklayın; girdiğiniz bilgiler tablonuza eklenecektir. İşiniz bitince Kapat düğmesini tıklamanız yeter. Formdan veri aramak ve silmek için de yararlanabilirsiniz.

teşekkürler hocam...

Sn Nihat Hocam paylaşım ve emek için teşekkürler. Saygılar...