izinler tablosunda örnek sayınız az olduğu için tam anlamı ile bakamadım fakat yol gööstermek amacı ile, sorgularınızda yıl alın, yıllara göre personeller süzülür her ay en fazla 5 olabiiir demişsiniz. bunu ayırmak içinde o yıla ait olan ayları alın, sonuç olarak çıkan sorguda =5 ve >5 ise işlemi o ay için durdurun. yani yapmanız gereken TC kimlik nolara göre personelin yıllarını bulup aylarından =5 ve >5 olayını ayırmak. yıl almak için  

AitYil:right([Tarih];4)

ay almak için 

AitAy:mid([Tarih];4;2)

alanarından faydalanabilirisiniz.