Excel hücre tabanlı elektronik hesaplama ve tablolama uygulamasıdır ve son derece basic veri setlerinde veri tabanı olarak kullanılabilir. Finansal analizler, bütçeler, proje planlaması gibi belirli boyutta hedef odaklı işlemlerin yapılması açısından idealdir ancak büyük veri setleriyle çalışırken performans sorunları yaşar, veri güvenliği ve bütünlüğü açısından sıkıntıya düşersiniz ve çoklu kullancı desteği neredeyse yok denecek kadar az olduğundan verimlilik sorunları yaşarsınız.
Access, SQL, Oracle vb ise ilişkisel veri tabanlarıdır. Büyük ve karmaşık veri kümeleri ile çalışmak için tasarlanmışlardır ve veri depolama, sorgulama, raporlama ve veri yönetimi için kullanılırlar. Büyük montanlı veri setlerini ve kompleks ilişkileri verimli bir şekilde yönetirler ve çoklu kullanıcı erişimi, yetkilendirme ve multi tasking veri yönetimi konusunda oldukça başarılıdırlar.
Access diğer veri tabanlarına kıyasla doğrudan veri tabanı mimarisi, form, raporlama, sorgular gibi işlevlerin tasarımı için kullanıcı dostu denebilecek bir UI barındırdığı ve Office paketleriyle geldiği için bilinirliği -genel olarak ismen- daha çoktur ve uygulamaya aşina olmayan işlev ve yapısını bilmeyen kullanıcıların yaptığı en büyük hata Accessi açtıklarında karşılarına gelen tablo yapısını Excel'e benzettikleri için aynı mantık ve işleyişte çalışabileceklerini zannetmeleridir. Şayet ilişkisel veri tabanı kavramına, işleyişine ve işlevlerine hakim değilseniz öncelikle bu yönde bir çalışma yapmalısınız. Her ne kadar Access'de de kodlama
Vba ile yapılıyor olsa da, mantık olarak
Excel ile benzerliklerinin dışında oldukça ciddi farklılıkları da vardır. Örneğin
Excel içindeki yerleşik fonksiyonları
Vba içinde kullanabilirken Accessde bu fonksiyonlar için ayrıca kodlama yapmanız gerekir ve bu yönü ile Excele göre çok daha ileri düzey kodlama bilgisine ihtiyaç duyarsınız.
Büyüklüğü artan bir veri seti Excelde sorun çıkartmaya başladığı noktada genelde
Access henüz ısınmaya başlamış olur, keza diğer veri tabanları için ise çok büyük ihtimalle henüz esamesi okunmaz niteliktedir. Bu çerçevede bakıldığında belirli boyutların üzerinde bir veri setiniz varsa ilişkisel veri tabanları veri saklama ve sadeleştirme yönünden sizin için bulunmaz bir nimettir. Ancak belirttiğim üzere konuya hakim değilseniz öncelikle bunun üzerine odaklanmalı görsel benzerliğe kanmamalısınız.