Access uzmanlarının genel olarak önerisi hep "toplam alanlarını tabloya kaydetmeyiniz" biçimindedir. Bunun nedenini şöyle açıklayayım:

Öncelikle bir tablomuz var diyelim. Sayı1 ve sayı2 alanlarmız var. Bu alanlara veri girdik. 1 nolu kayıt için diyelim 1 ve 3 girdik. Toplam 4 eder. Bu değerlerin toplamına ne zaman ihtiyaç duyarsanız toplam=sayi1 + sayi2 formülüyle toplamları alabilirsiniz. "toplam" alanının tabloya kaydetmeye ne gerek var? Ne zaman isterseniz iki sayı orada duruyor. Ya sayıları kaydetmeyin sadece toplamı kaydedin, ya da iki giriş dursun, toplamı kaydetmeyin. Programcılık mantığına göre durum budur.

Bu duruma uymayan özel durumlar varsa, ancak o zaman bir diğer değer ortaya çıkar. Mesela kdv veya Ötv gibi bir çarpan değerine göre değerler değişiyorsa.. Kdv veya Ötv diye bir tablomuz varsa, vergi çarpanı bu tablodan alınıyorsa o zaman durum şöyle olur:
Bu durumda zamanla güncellenen kdv veya ötv tablosu değerleri, geçmişe dönük hesaplamalarda sorun yaratacaktır. Bu nedenle bazı arkadaşlar "sonuc" değerini tabloya yazalım demekteler. Oysa burda da sonuc değeri yazmak yerine o tarihteki "kdv" veya "ötv" değerini sayıların yanına yazdırmak daha mantıklıdır. Bu hesaplamanın "sıcak" olması daha iyidir. Böylece her gerektiğinde sayi1 ve kdv, sayi2 ve kdv, o tarihteki kdv, toplamın kdv si, kdv hariç ve dahil oranlar gibi tüm akla gelebilecek hesaplamalar yapılabilir. Bunu elmayı derin dondurucuda püre şeklinde saklamaya benzetebilirsiniz. Eğer canınız elma yemek isterse püre biçiminde olduğu için yiyemezsiniz. Komposto yapmak isterseniz yapamazsınız ama sadece elmalı pasta yaparsınız. Oysa elmayı olduğu gibi saklasak da, canımız elmayla yapılabilecek ne isterse ona göre kullansak?