Her kişiye ayrı ayrı veritabanı yapılmaz. Evrak takibi için olan tabloda bir alan eklersiniz işlem durumu adıyla. Buraya yazdığınız bilgiyi vatandaş okur durumunu görür. Şifre işi ile uğraşmanıza bence çok gerek yok. Sonuçta resmi daire ise mutlaka o evrak için bir takip no verilmiştir ya da vatandaşın Tc Kimlik numarası tabloda kayıtlıdır. Tc Kimlik numarasını yazar ikinci bir alan daha eklersiniz telefon vs. onu yazar durumunu görüntüler.