Endeks (Dizin)

Access 2000’in veri-işlem işleri için yapması gereken bir diğer hazırlık ise Endeks çıkartmaktır. Veritabanımızın tablolarını neden endekslettirmek isteriz? Daha sonra yapacağımız veri-işlemleri hızlı olsun diye? Access 2000’ın endeksi, tıpkı bir kitabın arkasındaki endeks gibi çalışır: aradığınızı kolay bulursunuz. Burada bulma işlemini kitap okurundan farklı olarak kullanıcı değil Access yapmaktadır. Access, kendi endekslerini, vereceğiniz sorgu talimatlarını icra ederken, tabloları sıraya sokarken, rapor oluştururken ve arama yaparken kullanır.

Köprü, not ve OLE nesnesi içeren alanlar dışındaki tür alan türleri endekslenebilir. Sadece Birincil Anahtar olan alan değil, bütün alanlar (türü uygunsa) endekslenebilir; birincil anahtar alanı otomatik endekslenir. Endeks, sorgu, sıralama ve aramayı hızlandırır; fakat bir veri tabanında ne kadar çok alan endeksleniyorsa, Access 2000’in veriişlem hızı o kadar azalabilir.

Access 2000’e tablo tasarımı sırasında, endeks yaparken birden fazla benzer kayıt bulunması halinde ne yapması gerektiğini biz söyleriz. Tablo tasarım penceresinde bir alan türünü tıkladığınızda, alan türü elverişli ise, pencerenin Alan Özellikleri bölümünde Sıralı satırı belirir. (Access 2000, endekse yardım dosyalarında “dizin” derken burada “Sıralı” demeyi tercih ediyor. Ama bu kadar kusur, kadı kızında da olur!) Bu satırın içini ve sağında belirecek seçme okunu tıklarsanız, üç seçeneğiniz bulunduğunu görürsünüz: “Endeks yapma!” anlamına “Hayır” ; “Endeks yap, ve tekrarlara aldırma!” anlamına “Evet, Tekrarlama Var”; ve “Endeks yap ve bu arada tekrarları yakala!” anlamına “Evet, Tekrarlama Yok.” Bu sonuncu tercihi seçerseniz, Access, endekslenmiş alanlarda, tüm kayıtların benzersiz olmasına dikkat eder ve sizi uyarır.

Böylece, veritabanımızı birincil anahtarları, ilişkileri ve endeksi ile veri-işleme hazırlamış bulunuyoruz. Bundan sonra, tablolarımızı sorgulayabilir; tablolar ve sorgulardan raporlar hazırlayabiliriz,

Veri-işleme ilk adım: Sorgu

Verilerimizi, kelime işlem programının içinde tablolar oluşturup, bu tabloların içine yazmıyorsak, bunun bir nedeni olabilir: Verişlem programlarının sorgu aracı. Sorgu veya Query, veritabanı fikri ortaya atıldığı günden beri var. Hatta, veritabanı dosyalarının, diğer bilgisayar kayıt dosyalarından ayrışmasını sağlayan unsur, sorgudur. Bir veritabanı dosyasındaki bilgileri sorgulama ve bu verilerden yeni bilgiler elde etme ihtiyacı o kadar belirgin hale geldi ki, bilgisayar mühendisleri sırf bu iş için bir dil bile icad ettiler: Sorgu Dili (Query Language).

Ne var ki, veritabanı biçimi kadar sorgulama dili ortalığı kaplayınca, belli başlı bilgisayar donanım ve yazılım firmaları ve üniversiteler biraraya gelerek, bu kargaşaya son vermek üzere kolları sıvadılar; ve ortaya Sql (Structured-Yapılandırılmış Sorgu Dili) çıktı.