Eğer tek amacınız aynı tabloya aynı tarihli verinin tekrar girilmesini engellemekse tabloların tarih alanı tekrarsız ayarlanabilir yada kişi tarih girdiğinde belli bir tabloda o tarihe ait veri girilmişse uyarıp tekrar girilmesini engelleyebilir yada kullanıcı eğer değişiklik yapabilecekse yada veri girilmemiş alana veri girecekse ilgili tarihe ait kayıt çağrılıp değişiklik yapması sağlanabilir.

Bu dediğinizde mümkün peki bildirim konusunda müdürün bilgi almasını nasıl sağlaya biliriz. Veya kontrol eden yöneticinin otomatik mailde bir yöntem olabilir.

Kullanıcı girdiğinde kendisi yokken eklenen/düzenlenen ya da silinen verileri görebilmesi için kullanıcının programı kapatırken kapatma tarihinin kaydedilmesi ayrıca eklenen vsvsvs her verinin nezaman kimin tarafından hangi tabloya eklendiğini ayrı bir tabloya kaydedilmesi gerekir böylece kullanıcı her açtığında ( müdür ise tümünü, diğerleri ise sadece kendi bölümünün) degisikliklerini görebilir
Ayrıca müdürun  hangi değişiklikleri görmesi gerekiyor?

Alıntı: ama program kapalı ve programa girdiğimde en son kim girmiş ne değişiklik yapmış  bunu sadece müdürün görmesini istiyorum

burada "ne degisiklikler" dediginiz için soruyorum:
Sadece eklenen yeni kayıtları mi görecek yoksa silinen ve degistirilenleri de görecek mi?
Silinen yada degistirilen kayıtlardaki eski verilerin neler olduğunu da görmesi gerekiyor mu?

Ama aklıma gelen en basit yöntem, eğer sadece kisi yokken eklenen kayıtları göstermesini istiyorsaniz, kullanıcı  her çıktığında tüm tablolardaki son verinin IDi kaydedilir, girdiğinde de bu degerden büyük olan kayıtların listelenmesi sağlanabilir.

Programı çok yormuş ve gereksiz veri kaydı olacak o zaman