pst dosyaları backup ve benzeri işlemler için kullanılır ve ister localde ister serverda farketmez şifre bilgisine sahip birisi tarafında outlookta açılarak kullanılabilir. Outlook hesap ayarları/ veri dosyaları sekmesinden ekle diyerek yeni bir pst dosyasını istediğiniz yerde oluşturabilirsiniz. Bu dosya outlookta personal files/kişisel klasörler adıyla mail panelinizin altında görüntülenir. Taşımak istediğiniz dosyaları bu alana kopyalayabilir/ arşivleyebilir veya taşıyabilirsiniz.
Burada dikkat etmeniz gereken husus arşivleme veya taşıma işlemi yaparsanız mevcut mail veri dosyanızdan bu bilgiler pst dosyasına taşınarak silinir. Yani bu veri dosyasını kapattığınızda tekrar açmadan taşınan eski maillerinize ulaşamazsınız.