Evet yanlış düşünüyorsunuz.

İki farklı iş için iki yöntem var:

a) Bir işe/şahsa/olaya/nesneye vb. ait kayıtları listelemek isterseniz birincil anahtar üzerinden işlem yapmalısınız. Mesela bir müşteri geldiği zaman o müşterinin siparişlerini, ödemelerini vs. görmek isterseniz birincil anahtar kullanmalısınız.

b) Bir iş/dosya/proje vb. kayıtları listelemek isterseniz ana kaynağa sabit ve benzersiz bir numara verebilirsiniz. Elbette en sağlamı a maddesinde belirttiğim yöntem olmakla birlikte bu yöntemde tercih edilebilir. Mesela ABC firmasından alınan ihalede yaptığınız harcamaları takip etmek istiyorsunuz. O ihalenin bir dosya numarası vs. vardır ve benzersizdir. Tüm açtığınız kayıtlarda ihale numarasını kaydedersiniz diğer formlarda da bu ihale numarasını seçtiğinizde istediğiniz gibi filtreleme yapabilirsiniz.